Exploitation des taux d'utilisation de la main-d'œuvre par les intégrateurs

Utilisation de la main-d'œuvre : La clé pour la gestion du personnel

L'utilisation de la main-d'œuvre est une mesure que les fournisseurs de services exploitent pour évaluer la quantité d'heures passées sur des tâches facturables par vos effectifs. Cette mesure peut être un indicateur de productivité, mais plus important, elle peut vous aider à évaluer si vous avez trop ou trop peu de personnel pour un projet particulier. Il s'agit également d'une mesure pour vous aider à déterminer la rentabilité de vos projets.

Dans le présent article, nous discuterons de l'amélioration de votre taux d'utilisation de la main-d'œuvre, qui est souvent un indicateur de rentabilité. Ainsi, votre taux d'utilisation de la main-d'œuvre devrait être adapté à chaque service de votre organisation. « Il s'agit d'une fonction pour les résultats que vous souhaitez », indique Jerry Bernard, président de Kansas City Audiovisual Solutions. L'entreprise s'occupe de l'intégration audiovisuelle à Kansas City, au Missouri. Elle dessert principalement les écoles primaires, de la maternelle au secondaire, sans oublier les établissements d'enseignement supérieur au Missouri, au Kansas, au Nebraska et en Iowa. « L'utilisation de la main-d'œuvre est une sorte de baromètre pour les installateurs. Est-ce que l'utilisation est trop élevée? Vous ne voulez pas surmener vos employés. Si vous constatez que les chiffres montent en flèche, il est peut-être temps d'embaucher du personnel. D'un autre côté, si vos activités baisent constamment, vous devrez peut-être prendre des décisions difficiles et réduire vos effectifs. »

En ce sens, l'utilisation de la main-d'œuvre est plutôt une fonction et un outil de gestion qu'une solution de productivité d'employé. « Nous n'exerçons aucune de pression au niveau de l'utilisation de nos employés. Plutôt, nous envisageons le tout comme une solution de gestion pour surveiller et nous assurer que notre entreprise est en santé », indique Kyle Habben, gestionnaire général régional, AVI-SPL en Nouvelle-Angleterre.

En gardant cela à l'esprit, il existe des taux d'utilisation de la main-d'œuvre typiques que les entrepreneurs de service performants, y compris les entreprises d'intégration audiovisuelle et de sécurité, peuvent tenter d'atteindre pour parvenir à un bon équilibre concernant le personnel et les projets qui se trouvent dans le pipeline.

Normes pour les taux d'utilisation de la main-d'œuvre : Chiffres à cibler

Avant de mesurer si votre utilisation de la main-d'œuvre est à un bon niveau, il est important d'établir certaines données de base.

« Si vous prenez en considération les congés rémunérés et les vacances, ce que nous faisons ici chez AVI-SPL », précise Kyle, « alors un taux moyen de 70 % à 80 % représente un bon résultat pour tous les employés associés aux coûts des produits vendus. Ainsi, chaque groupe d'employés peut présenter un pourcentage différent en matière d'indicateur de rendement clé (IRC), mais si le total global se trouve entre 70 % et 80 %, je crois que la plupart des intégrateurs seront satisfaits. »

Utilisation de la main-d'œuvre en fonction du rôle: Marges élevées, faibles marges et éléments non facturables

Gardez à l'esprit que les taux d'utilisation de la main-d'œuvre varient en fonction du rôle de l'employé. Les installateurs sur place réalisant un travail physique peuvent avoir un taux d'utilisation de 90 % ou plus, alors que l'équipe de vente, les gestionnaires de projets et les experts-conseils peuvent avoir un taux d'utilisation s'approchant de 75 %. Par exemple, Jerry mentionne que les ingénieurs concepteurs présentent une utilisation de la main-d'œuvre de seulement 50 %. « Ils conçoivent des systèmes afin de créer des propositions concurrentielles et des demandes pour des tâches que nous ne pourrions pas accéder sinon. De la sorte, si nous n'obtenons pas le contrat, ces heures sont considérées comme n'étant pas utilisées », commente-t-il. « Pour les installateurs qui ne sont pas sur place à réaliser du travail d'installation, nous visons un taux d'utilisation de 90 %. Dans le cas des gestionnaires de projet, nous visons plutôt un taux de 70 %. »

Il y a aussi les administrateurs, le personnel de soutien et le personnel comptable qui n'interviennent pas du tout dans l'utilisation de la main-d'œuvre. « Nous considérons leurs rôles comme faisant partie des coûts de nos activités », affirme Jerry.

Comment calculer l'utilisation de la main-d'œuvre

Une fois que vous retranchez les employés sans heures facturables, il est facile de calculer l'utilisation de la main-d'œuvre. Premièrement, vous devez déterminer la période d'application des calculs (hebdomadaire, mensuelle ou selon les projets). Ensuite, divisez le nombre d'heures facturables par le nombre total d'heures disponibles dans toute votre organisation.

Il est souvent utile de calculer l'utilisation de la main-d'œuvre pour différentes fonctions, puis de déterminer la moyenne pour chaque poste. Cela vous donnera un meilleur aperçu du fait que vous avez atteint votre objectif ou non. Si ce n'est pas le cas, vous pourrez savoir quels sont les services qui ont besoin de plus de personnes, les possibilités de restructuration ou même les abolitions.

Comment faire le suivi de l'utilisation de la main-d'œuvre

Le calcul de l'utilisation de la main-d'œuvre est simplement une question d'entrée de chiffres. Une fois que vous avez déterminé les IRC des différents rôles, vous devez trouver le meilleur moyen de faire de suivi de la mesure. Kyle insiste sur le fait qu'il est important de collecter des données précises. Les chiffres ne doivent pas servir à récompenser (ou à punir) les employés, mais plutôt à tracer un portrait très précis de vos besoins en personnel.

Obtenir des données précises pour le suivi de l'utilisation de la main-d'œuvre peut être difficile pour les intégrateurs, selon nos experts. Pour ce point, un logiciel de suivi des heures peut s'avérer très utile. Les entreprises plus grosses disposent normalement d'un système propriétaire, mais de nombreux intégrateurs ont recours à un logiciel de planification de ressource d'entreprise personnalisé, comme Solutions360. Jerry note que Solutions360 permet aux travailleurs de facturer leurs heures pour une période particulière, un projet ou encore une fonction d'emploi, sans oublier les classes de formation ou les certifications.

Un programme adapté à l'industrie, comme l'outil D-Tools intègre également des feuilles de temps. Celles-ci peuvent servir à faire le suivi des heures réelles et anticipées, ainsi que l'utilisation de la main-d'œuvre pour différents projets.

Dans tous les cas, il est préférable d'exploiter les technologies afin de simplifier la tâche. Après tout, vous ne voulez pas que le suivi des heures soit tellement long que, de manière ironique, il nuisent à vos résultats d'utilisation de la main-d'œuvre. « Jusqu'en 2019, nous effectuions un suivi manuel », précise Jerry, « et c'était très laborieux. Maintenant, le tout est fait de façon électronique. »

Kyle ajoute : « cela doit faire partie de toute solution de base de gestion des heures. L'important pour le suivi n'est pas ce que vous utilisez, mais comment vous l'utilisez. »

Ainsi, pour tout système, un suivi quotidien et l'honnêteté des employés sont la clé pour obtenir des données précises. « Nous préconisons une entrée d'heure quotidienne pour une meilleure précision. Consigner les heures à la fin de chaque journée permet d'assurer des entrées précises. Par contre, consigner les heures à la fin de la semaine, où même le lundi suivant, risque de mener à des imprécisions en raison du délai. »

Il ajoute,

Nous disons à nos employés : " vous ne risquez pas de vous trouver dans une situation difficile si vos données d'utilisation ne correspondent pas à ce que nous souhaitons " Il s'agit d'un outil pour nous permettre de mieux comprendre notre situation d'effectif et planifier les activités. »

L'importance de l'utilisation de la main-d'œuvre

L'utilisation de la main-d'œuvre mesure deux aspects importants de votre entreprise : les effectifs et la rentabilité. Si votre organisation est étendue trop mince, il se peut que certains échéanciers ne soient pas respectés. Un retard dans un projet peut ainsi avoir des répercussions sur les autres projets. Vous devrez peut-être embaucher plus de personnes, et cela aura un effet sur votre rentabilité. Sinon, vous risquez de rater des échéanciers, ce qui nuira à votre réputation à long terme.

D'un autre côté, si vous embauchez trop de personnes, comparativement aux travaux prévus qui se trouvent dans votre pipeline, vous payez plus que nécessaire pour la réalisation des travaux, et ultimement, cela peut nuire à votre rentabilité. Examinons plus en détail l'utilisation de la main-d'œuvre et son rôle pour ces aspects importants de votre entreprise.

Utilisation de la main-d'œuvre à titre de mesure de rentabilité

« La main-d'œuvre est souvent la variable qui mesure si un projet atteindra ses cibles de rentabilité, ou encore si les profits ne seront pas aussi élevés que souhaité ou associés à des pertes d'argent », explique Jerry. « Lors de la soumission pour un projet, nous connaissons les coûts des matériaux et le prix de vente. Nous sommes au courant du prix des produits, car c'est nous qui les avons achetés. Lorsqu'il est question de la main-d'œuvre, si nous n'exploitons par notre utilisation de la main-d'œuvre efficacement, le projet ne pourra pas respecter ses cibles de rentabilité planifiées au moment de la conception. »

D'un autre côté, si vous avez une efficacité de 110 %, cela indique que vous réalisez plus de travaux que ce que vos capacités permettent. Il se peut que les gestionnaires de projet aient sous-estimé la main-d'œuvre nécessaire ou encore que vous n'ayez pas suffisamment de personnel pour répondre à vos besoins. Ces considérations nous dirigent vers la prochaine difficulté : les besoins fluctuants dans un marché de main-d'œuvre serré.

Utilisation de la main-d'œuvre et effectifs

Le marché serré de la main-d'œuvre qui a cours présentement mène à d'importantes difficultés pour les petites entreprises. Ces dernières doivent en effet disposer des effectifs nécessaires pour les périodes plus occupées. Cela est particulièrement vrai si elles doivent embaucher des sous-traitants pour des projets. « Dans le secteur vertical de l'éducation, on souhaite que les travaux soient réalisés lorsqu'il n'y a pas d'élèves ou d'étudiants dans le bâtiment, donc l'été », précise Jerry. « Nous sommes donc très occupés entre le 15 mai et le 15 août. »

Jerry souligne à quel point il est difficile de trouver de la main-d'œuvre qualifiée. De plus, les travailleurs contractuels les plus recherchés dans le secteur de l'éducation sont souvent non disponibles sans un long préavis. « Vous ne pouvez pas téléphoner à un sous-traitant en avril et lui demander s'il peut réaliser un travail en juin. La personne sera déjà réservée pour d'autres tâches. »

Gestion des besoins fluctuants dans le secteur AV

Afin de contourner le problème, selon Jerry, il est essentiel de bien planifier. Cela nécessite de former votre personnel de vente afin de fournir des projections précises. « Vous devez penser à tout le cycle de vente, de la première réunion avec le client jusqu'au projet terminé », indique Jerry. « Nous nous fions aux prévisions de l'équipe des ventes, qui doit connaître les projets et les échéances en cours. »

L'équipe de vente peut fournir des prévisions pour les dates d'achèvement, les heures d'installations projetées et les dates de début et de fin de projet. À partir de là, le système de planification de ressource d'entreprise peut prévoir les dates de début et de fin de projet, ainsi que la main-d'œuvre qui sera nécessaire. « Un système qui peut s'occuper du suivi de tous les projets nous permet de regrouper les jours et les projets et de déterminer le nombre d'heures-personnes dont nous aurons besoin chaque semaine », explique Jerry. « J'aimerais vous dire que tout se passe comme prévu, mais les prévisions sont souvent très optimistes, ou tout simplement imprécises. Au moins, cela vous donne une orientation générale et une idée des besoins en matière de main-d'œuvre. »

Points importants pour optimiser l'utilisation de la main-d'œuvre

En gardant toutes ces considérations à l'esprit, selon les experts, la clé pour un système efficace et rentable n'est pas tant une question d'optimisation de l'utilisation, mais plutôt une question de taille.

commente Kyle.

Il explique que, idéalement, vos effectifs doivent être adaptés à votre taux de roulement moyen réparti sur une année, et vous devez combler les périodes de pointe en embauchant des sous-traitants, au besoin. « Si vous avez toujours trop d'employés », explique-t-il, « vous devrez apporter des changements dans vos effectifs ». La clé pour optimiser votre utilisation de la main-d'œuvre est de bien comprendre vos activités et les projets prévus pour les prochains trois ou quatre mois.